Seguro que en tu día a día tienes muchas cosas que hacer y en las que pensar para hacer que tu negocio online funcione. Mantener un e-commerce o tienda online requiere de tu atención para tratar con los proveedores, revisar inventario y dar respuesta a los pedidos que te han llegado.
¿Imaginas tener algunas tareas de tu tienda online automatizadas? Esto te facilitaría mucho las cosas y te haría ahorrar un montón de tiempo. En este post os vamos a explicar cómo automatizar la exportación de pedidos de tu tienda online en woocommerce a una simple hoja Excel de google spreadsheet.
Esta automatización nos facilitará el trabajo por diferentes motivos:
- Tener los pedidos ordenados a tu manera y con los datos que realmente necesitas: Existen varios plugins que te hacen exportaciones, pero te ponen los campos por defecto y en su mayoría no te permiten ordenarlos según tus necesidades, quitar los que no te interesen o añadir nuevos.
- Visualizarlos en una hoja Excel: De este modo, no será necesario entrar a tu panel de control de WordPress para ver tus pedidos en tiempo real, sino que se irán añadiendo en tu hoja Excel de forma automática.
- Revisión en un simple vistazo: Como los datos están ordenados a tu manera, en un solo vistazo podrás detectar cualquier error o anomalía.
Todo esto lo podemos conseguir con Zapier.
Automatizar tareas con Zapier
Zapier es una plataforma online que te permite automatizar tareas mediante disparadores entre diversas aplicaciones. Estos disparadores se automatizan mediante los “Zaps” o acciones.
Las acciones que te permite la plataforma son muy diversas, desde automatizar procesos de trabajo, publicar tus artículos del blog en distintas redes sociales, añadir un contacto a tu CRM cuando finaliza una compra, crear un cupón de oferta exclusiva para un cliente y/o enviarle un mail… y muchas más posibilidades que podrás investigar en su página oficial.
En este post nos centraremos en como exportar tus pedidos de woocommerce a una página Excel de google drive, de manera automática y cada vez que se genere un pedido en tu tienda. Con ello, podrás tener tus datos centralizados sin tener que ir al panel de control de tu tienda online para ver cómo está un pedido.
Zapier tiene un plan gratuito y otro de pago. Con el gratuito tendremos hasta 5 Zaps y solo podremos configurar un trigger con una acción. Para la automatización que vamos a realizar es más que suficiente.
Veamos cómo se crea paso a paso:
- Instalar y activar el plugin “Zapier for Woocommerce”
En este punto simplemente vamos a la web oficial del plugin y lo descargamos. Una vez descargado lo instalamos manualmente en nuestra web WordPress. Existen varias webs que ofrecen este plugin, pero recomendamos adquirirlo desde la página oficial que actualmente tiene un coste de unos 59 euros.
2. Darnos de alta en Zapier
Nos dirigimos a la web de Zapier y nos damos de alta con una cuenta gratuita.
3. Configurar nuestro Zap
Una vez tengamos la cuenta, entramos en la página principal y clicamos un botón que pone “Make a zap”. Esto nos enviará a una página para empezar a configurar nuestro zap.
El proceso de configuración se divide en dos pasos: El Trigger o disparador y la Acción.
El primer paso es escoger qué aplicación y qué evento se ejecutarán. Para ello buscaremos woocommerce, ya que queremos que cuando se finalice un pedido se genere una nueva fila en el fichero Excel.
Nos pedirá nuestras credenciales para acceder a nuestro Woocommerce, se las pondremos para que realice la conexión correctamente.
En el siguiente paso nos pedirá el trigger event, que es el disparador que se ejecutará para realizar la acción. En nuestro caso le indicaremos “Order”, ya que queremos capturar cuando se genera un nuevo pedido.
Nos pedirá el “trigger rule” que será nuestra condición para que solo trate los pedidos creados. Como veréis se pueden configurar muchos más estados, pero en este post realizaremos una configuración simple.
En el segundo paso le indicaremos que acción queremos que haga para cuando se genere un nuevo pedido. En nuestro caso queremos trabajar con Google Sheets.
IMPORTANTE: Antes de continuar con este paso, tendremos que tener un documento de Google Spreadsheet (Excel) en nuestro google drive para poder insertar filas en él. Este fichero tendrá que tener en la primera fila, el nombre de las comunas de los datos que queramos almacenar.
En esta acción nos va a pedir una serie de campos a rellenar. Primero nos pedirá nuestras credenciales para poder acceder a Google Drive y después nos pedirá una serie de datos para poder ejecutar la acción automática:
- Archivo que queremos utilizar para insertar las filas (el que hemos creado y ya está subido en el drive con el nombre de las columnas)
- La pestaña del fichero
- Los datos que queremos poner en cada columna. Imagina que queremos almacenar el número de pedido, el nombre, el email y el precio de una compra. En la práctica son muchos más, pero como ejemplo te servirá para entender el concepto. En este caso nos aparecerá una pantalla como esta con los campos que queremos asignar.
De esta manera estamos asignando cada campo que nos interesa de nuestro pedido a una columna de Excel, a nuestro antojo.
Cuando acabemos de rellenar los datos nos quedará un Zap configurado de esta forma. Para leerlo se podría decir que un disparador de Woocommerce ejecute una acción de Google Spreadsheets.
El resultado final de nuestro Zap será un fichero que se irá actualizando de forma automática cada vez que nos entre un pedido nuevo. De esta forma no tendrás que exportar tus pedidos con formatos difíciles de leer y tendrás solo la información que te interesa.
Ahorras tiempo y te facilita el trabajo
Parece mentira, pero algo tan simple te puede agrupar los datos que necesitas de tus pedidos para que puedas trabajar fácilmente en una hoja de Excel, poder aplicar filtros a tus datos para obtener métricas o generar gráficos a partir de ellas.
Si tienes una tienda online y necesitas ayuda para automatizar procesos o tareas que te hagan más fácil tu día a día, contacta con nosotros sin compromiso.
