Segur que en el teu dia a dia tens moltes coses que fer i en les quals pensar per a fer que el teu negoci online funcioni. Mantenir un e-commerce o botiga en línia requereix de la teva atenció per a tractar amb els proveïdors, revisar inventari i donar resposta a les comandes que t’han arribat.
Imagines tenir algunes tasques de la teva botiga online automatitzades? Això et facilitaria molt les coses i et fará estalviar un munt de temps. En aquest post us explicarem com automatitzar l’exportació de comandes de la teva botiga online en woocommerce a una simple fulla Excel de google spreadsheet.
Aquesta automatització ens facilitarà el treball per diferents motius:
- Tenir les comandes ordenades a la teva manera i amb les dades que realment necessites: Existeixen varis plugins que et fan exportacions, però et posen els camps per defecte i en la seva majoria no et permeten ordenar-los segons les teves necessitats, llevar els que no t’interessin o afegir nous.
- Visualitzar-los en una fulla Excel: D’aquesta manera, no serà necessari entrar al teu panell de control de WordPress per a veure les teves comandes en temps real, sinó que s’aniran afegint en la teva fulla Excel de manera automàtica.
- Revisió en un simple cop d’ull: Com les dades estan ordenats a la teva manera, en un sol cop d’ull podràs detectar qualsevol error o anomalia.
Tot això el podem aconseguir amb Zapier.
Automatizar tasques amb Zapier
Zapier és una plataforma en línia que et permet automatitzar tasques mitjançant disparadors entre diverses aplicacions. Aquests disparadors s’automatitzen mitjançant els “Zaps” o accions.
Les accions que et permet la plataforma són molt diverses, des d’automatitzar processos de treball, publicar els teus articles del blog en diferents xarxes socials, afegir un contacte al teu CRM quan finalitza una compra, crear un cupó d’oferta exclusiva per a un client i/o enviar-li un mail… i moltes més possibilitats que podràs investigar en la seva pàgina oficial.
En aquest post ens centrarem en com exportar les teves comandes de woocommerce a una pàgina Excel de google drive, de manera automàtica i cada vegada que es generi una comanda a la teva botiga. Amb això, podràs tenir les teves dades centralitzades sense haver d’anar al panell de control de la teva botiga online per a veure com està una comanda.
Zapier té un pla gratuït i un altre de pagament. Amb el gratuït tindrem fins a 5 Zaps i només podrem configurar un trigger amb una acció. Per a l’automatització que realitzarem és més que suficient.
Vegem com es crea pas a pas:
- Instal·lar i activar el plugin “Zapier for Woocommerce”
En aquest punt simplement anem a la web oficial del plugin i ho descarreguem. Una vegada descarregat ho instal·lem manualment en la nostra web WordPress. Existeixen diverses webs que ofereixen aquest plugin, però recomanem adquirir-ho des de la pàgina oficial que actualment té un cost d’uns 59 euros.
2. Donar-nos d’alta en Zapier
Ens dirigim a la web de Zapier i ens donem d’alta amb un compte gratuït.
3. Configurar el nostre Zap
Una vegada tinguem el compte, entrem en la pàgina principal i fem click al botó que posa Make a zap”. Això ens enviarà a una pàgina per a començar a configurar nostre zap.
El procés de configuració es divideix en dos passos: El Trigger o disparador i l’Acció.
El primer pas és triar quina aplicació i quin event s’executaran. Per a això buscarem woocommerce, ja que volem que quan es finalitzi una comanda es generi una nova fila en el fitxer Excel.
Ens demanarà les nostres credencials per a accedir al nostre Woocommerce, les hi posarem perquè realitzi la connexió correctament.
En el següent pas ens demanarà el trigger event, que és el disparador que s’executarà per a realitzar l’acció. En el nostre cas li indicarem “Order”, ja que volem capturar quan es genera una nova comanda.
Ens demanarà el “trigger rule” que serà la nostra condició perquè només tracti les comandes creades. Com veureu es poden configurar molts més estats, però en aquest post realitzarem una configuració simple.
En el segon pas li indicarem que acció volem que faci per a quan es generi una nova comanda. En el nostre cas volem treballar amb Google Sheets.
IMPORTANT: Abans de continuar amb aquest pas, haurem de tenir un document de Google Spreadsheet (Excel) en el nostre google drive per a poder inserir files en ell. Aquest fitxer haurà de tenir en la primera fila, el nom de les comunes de les dades que vulguem emmagatzemar.
En aquesta acció ens demanarà una sèrie de camps a emplenar. Primer ens demanarà les nostres credencials per a poder accedir a Google Drive i després ens demanarà una sèrie de dades per a poder executar l’acció automàtica:
- Arxiu que volem utilitzar per a inserir les files (el que hem creat i ja està pujat en el drive amb el nom de les columnes)
- La pestanya del fitxer
- Les dades que volem posar en cada columna. Imagina que volem emmagatzemar el número de comanda, el nom, l’email i el preu d’una compra. En la pràctica són molts més, però com a exemple et servirà per a entendre el concepte. En aquest cas ens apareixerà una pantalla com aquesta amb els camps que volem assignar.
D’aquesta manera estem assignant cada camp que ens interessa de la nostra comanda a una columna d’Excel, de la manera que volem.
Quan acabem d’emplenar les dades ens quedarà un Zap configurat d’aquesta manera. Per a llegir-ho es podria dir que un disparador de Woocommerce executi una acció de Google Spreadsheets.
El resultat final del nostre Zap serà un fitxer que s’anirà actualitzant de manera automàtica cada vegada que ens entre una comanda nova. D’aquesta manera no hauràs d’exportar les teves comandes amb formats difícils de llegir i tindràs només la informació que t’interessa.
Estalvies temps i et facilita la feina
Sembla mentida, però una cosa tan simple et pot agrupar les dades que necessites de les teves comandes perquè puguis treballar fàcilment en un full d’Excel, poder aplicar filtres a les teves dades per a obtenir mètriques o generar gràfics a partir d’elles.
Si tens una botiga en línia i necessites ajuda per a automatitzar processos o tasques que et facin més fàcil el teu dia a dia, contacta amb nosaltres sense compromís.
