Ahorra tiempo, automatiza tareas en tu tienda online

Ahorra tiempo automatizando tareas en tu tienda online

Seguro que en tu día a día tienes muchas cosas que hacer y en las que pensar para hacer que tu negocio online funcione. Mantener un e-commerce o tienda online requiere de tu atención para tratar con los proveedores, revisar inventario y dar respuesta a los pedidos que te han llegado.

¿Imaginas tener algunas tareas de tu tienda online automatizadas? Esto te facilitaría mucho las cosas y te haría ahorrar un montón de tiempo. En este post os vamos a explicar cómo automatizar la exportación de pedidos de tu tienda online en woocommerce a una simple hoja Excel de google spreadsheet.

Esta automatización nos facilitará el trabajo por diferentes motivos:

  • Tener los pedidos ordenados a tu manera y con los datos que realmente necesitas: Existen varios plugins que te hacen exportaciones, pero te ponen los campos por defecto y en su mayoría no te permiten ordenarlos según tus necesidades, quitar los que no te interesen o añadir nuevos.
  • Visualizarlos en una hoja Excel: De este modo, no será necesario entrar a tu panel de control de WordPress para ver tus pedidos en tiempo real, sino que se irán añadiendo en tu hoja Excel de forma automática.
  • Revisión en un simple vistazo: Como los datos están ordenados a tu manera, en un solo vistazo podrás detectar cualquier error o anomalía.

Todo esto lo podemos conseguir con Zapier.

Automatizar tareas con Zapier

Zapier es una plataforma online que te permite automatizar tareas mediante disparadores entre diversas aplicaciones. Estos disparadores se automatizan mediante los “Zaps” o acciones.

Las acciones que te permite la plataforma son muy diversas, desde automatizar procesos de trabajo, publicar tus artículos del blog en distintas redes sociales, añadir un contacto a tu CRM cuando finaliza una compra, crear un cupón de oferta exclusiva para un cliente y/o enviarle un mail… y muchas más posibilidades que podrás investigar en su página oficial.

En este post nos centraremos en como exportar tus pedidos de woocommerce a una página Excel de google drive, de manera automática y cada vez que se genere un pedido en tu tienda. Con ello, podrás tener tus datos centralizados sin tener que ir al panel de control de tu tienda online para ver cómo está un pedido.

Zapier tiene un plan gratuito y otro de pago. Con el gratuito tendremos hasta 5 Zaps y solo podremos configurar un trigger con una acción. Para la automatización que vamos a realizar es más que suficiente.

Veamos cómo se crea paso a paso:

  1. Instalar y activar el plugin “Zapier for Woocommerce”

En este punto simplemente vamos a la web oficial del plugin y lo descargamos. Una vez descargado lo instalamos manualmente en nuestra web WordPress. Existen varias webs que ofrecen este plugin, pero recomendamos adquirirlo desde la página oficial que actualmente tiene un coste de unos 59 euros.

2. Darnos de alta en Zapier

Nos dirigimos a la web de Zapier y nos damos de alta con una cuenta gratuita.

Automatizar tareas de tu tienda online para ahorrar tiempo - Zapier - paso 1

3. Configurar nuestro Zap

Una vez tengamos la cuenta, entramos en la página principal y clicamos un botón que pone “Make a zap”. Esto nos enviará a una página para empezar a configurar nuestro zap.

El proceso de configuración se divide en dos pasos: El Trigger o disparador y la Acción.

El primer paso es escoger qué aplicación y qué evento se ejecutarán. Para ello buscaremos woocommerce, ya que queremos que cuando se finalice un pedido se genere una nueva fila en el fichero Excel.

Automatizar tareas de tu tienda online para ahorrar tiempo - Zapier - paso 2

Nos pedirá nuestras credenciales para acceder a nuestro Woocommerce, se las pondremos para que realice la conexión correctamente.

En el siguiente paso nos pedirá el trigger event, que es el disparador que se ejecutará para realizar la acción. En nuestro caso le indicaremos “Order”, ya que queremos capturar cuando se genera un nuevo pedido.

Nos pedirá el “trigger rule” que será nuestra condición para que solo trate los pedidos creados. Como veréis se pueden configurar muchos más estados, pero en este post realizaremos una configuración simple.

Automatizar tareas de tu tienda online para ahorrar tiempo - Zapier - paso 3

En el segundo paso le indicaremos que acción queremos que haga para cuando se genere un nuevo pedido. En nuestro caso queremos trabajar con Google Sheets.

Automatizar tareas de tu tienda online para ahorrar tiempo - Zapier - paso 4

IMPORTANTE: Antes de continuar con este paso, tendremos que tener un documento de Google Spreadsheet (Excel) en nuestro google drive para poder insertar filas en él. Este fichero tendrá que tener en la primera fila, el nombre de las comunas de los datos que queramos almacenar.

Automatizar tareas de tu tienda online para ahorrar tiempo - Zapier - paso 5

En esta acción nos va a pedir una serie de campos a rellenar. Primero nos pedirá nuestras credenciales para poder acceder a Google Drive y después nos pedirá una serie de datos para poder ejecutar la acción automática:

  • Archivo que queremos utilizar para insertar las filas (el que hemos creado y ya está subido en el drive con el nombre de las columnas)
  • La pestaña del fichero
  • Los datos que queremos poner en cada columna. Imagina que queremos almacenar el número de pedido, el nombre, el email y el precio de una compra. En la práctica son muchos más, pero como ejemplo te servirá para entender el concepto. En este caso nos aparecerá una pantalla como esta con los campos que queremos asignar.

De esta manera estamos asignando cada campo que nos interesa de nuestro pedido a una columna de Excel, a nuestro antojo.

Automatizar tareas de tu tienda online para ahorrar tiempo - Zapier - paso 6

Cuando acabemos de rellenar los datos nos quedará un Zap configurado de esta forma. Para leerlo se podría decir que un disparador de Woocommerce ejecute una acción de Google Spreadsheets.

Automatizar tareas de tu tienda online para ahorrar tiempo - Zapier - paso 7

El resultado final de nuestro Zap será un fichero que se irá actualizando de forma automática cada vez que nos entre un pedido nuevo. De esta forma no tendrás que exportar tus pedidos con formatos difíciles de leer y tendrás solo la información que te interesa.

Ahorras tiempo y te facilita el trabajo

Parece mentira, pero algo tan simple te puede agrupar los datos que necesitas de tus pedidos para que puedas trabajar fácilmente en una hoja de Excel, poder aplicar filtros a tus datos para obtener métricas o generar gráficos a partir de ellas.

Si tienes una tienda online y necesitas ayuda para automatizar procesos o tareas que te hagan más fácil tu día a día, contacta con nosotros sin compromiso.











    Mantenimiento de paginas web

    Mantenimiento web

    ¡No abandones tu página web!

    A menudo se invierte tiempo y recursos en las fases de creación de una nueva web, dando importancia a la idea, al diseño o la usabilidad y, por supuesto, a la programación, pero una vez obtenido el resultado final y orgullosos de nuestra nueva web, ¡olvidamos algo no menos importante! Por favor, no subestimes la importancia del mantenimiento web.

    NO SOLO CONTENIDOS

    Tal vez te preguntes, una vez ya tengo mi página web finalizada, para mantener mi web tengo que actualizar regularmente los contenidos, ¿ya está no?

    La verdad es que hay varios factores que intervienen en una página web y su correcto rendimiento. Presta atención a todos ellos si quieres ahorrarte algún susto y unos cuantos problemas. Ya que el mantenimiento depende también de la plataforma o arquitectura sobre la que esté montada nuestra web, en este artículo nos centraremos en una web realizada con el CMS WordPress, el gestor de contenidos más utilizado en todo el mundo.

    Aspectos claves del mantenimiento web

    • Plataforma: En nuestro caso, la versión de WordPress tiene que estar actualizada a la última versión. Con esto conseguimos que nuestro gestor de contenidos tenga las nuevas funcionalidades que se van añadiendo, mejoras a nivel de velocidad y seguridad, y solventación de errores que se hayan detectado.
    • Plugins: Además de tener actualizado nuestro core o núcleo de WordPress, por la misma razón, también tenemos que actualizar los plugins que tenemos instalados. Los plugins van evolucionando para mantener la compatibilidad con la versión de WordPress, añadir nuevas funcionalidades y corregir errores. Hay que tener en cuenta que un plugin que no esté actualizado puede ser un agujero de seguridad en tu web.
    • Temas: Para evitar perder los cambios de estilos que hayamos hecho en nuestro sitio web, previamente hemos tenido que trabajar con un ‘tema hijo’. De esta manera, podremos actualizar nuestro tema sin miedo a perder los cambios en nuestro ‘tema hijo’. La actualización de temas nos aportará mejoras a nivel visual y de compatibilidad.
    • Versión PHP: Debido a que WordPress trabaja bajo el lenguaje de programación PHP, este también evoluciona y mejora cada vez más. Esta actualización se realiza desde nuestro panel de control del proveedor de hosting contratado y es importante que se vaya actualizando, ya que versiones antiguas dejan de tener soporte y quedan obsoletas. Si no sabes cómo actualizarlo, seguro que el soporte técnico de tu proveedor te lo actualizará sin problema.
    • Copias de seguridad: Revisar las copias de seguridad y asegurarte de que se están generando correctamente no está de más. Sobre todo, si vamos haciendo modificaciones en nuestra web, añadimos directorios nuevos o ficheros fuera del directorio de WordPress. En caso de que nuestra web tenga un problema grave y tengamos que restaurarla, nos gustaría tenerla igual que estaba antes del desastre. Hay varias formas de realizar copias de seguridad, bien con plugins o bien desde el propio servicio de hosting.
    • Seguridad: Que tu página web esté segura te dará mucha tranquilidad. Además de tener actualizados los puntos anteriores, actualiza tu certificado SSL para mantener los datos cifrados de tu web y dar confianza a los visitantes, sobre todo si tienes una tienda online y se van a tratar datos sensibles como los métodos de pago. Protege tu sitio web con la actualización de un antivirus, evitando que te inyecten código malicioso o recibir spam en tu buzón de correo.
    • Diseño y Contenido: Este aspecto delata fácilmente al usuario si tu web está cuidada o no. Nada más visitar una web, su aspecto, texto e imágenes dan información y muestran si se trata de una web actualizada, o de una web reliquia que ha quedado anticuada. Actualizar contenido o incorporar contenido dinámico como artículos o noticias es clave, pero tal vez si tu web tiene ya unos años, puedes plantearte un restyling o rediseño, darle un toque más moderno sin tener que empezarla de cero. Existen páginas webs que necesitan un cambio constante de su contenido y otras no. Por ejemplo, si tienes una tienda online necesitas ir añadiendo y eliminando productos para que tu contenido cambie. No obstante, siempre es recomendable hacerlo ya que esto también te ayudará a posicionar en Google.

    Los puntos anteriores son los puntos principales a tener en cuenta para el mantenimiento de tu página web, pero pueden haber más dependiendo de las funcionalidades que tenga. Si dispones de una tienda online se tendrá que revisar que las pasarelas de pago no den algún tipo de error o que el flujo de compra sea correcto. Sea cual sea tu caso, se tendrán que monitorizar los procesos que se ejecuten en tu web.

    ¿Qué pasa si no mantengo mi página web actualizada?

    Nuestro escaparate en internet es nuestra página web, sin duda. La primera impresión, la carga rápida de los contenidos, la usabilidad fácil e intuitiva y navegar cómodamente por una página web clara, es lo que marca la diferencia muchas veces de una web actualizada y optimizada a una web abandonada.

    Con el tiempo y sin mantener nuestra página web actualizada, se irá deteriorando y será más vulnerable a la seguridad. No importa si no queremos actualizar contenidos, como ya comentamos anteriormente, hay cosas que para el usuario que visita nuestra página web son invisibles pero que hacen que la navegación sea fluída, el rendimiento sea el óptimo y la web esté segura.

    Salvando las distancias, es como llevar el coche al taller, vas realizando un mantenimiento y revisando los niveles de líquidos, presión de las ruedas, sistema eléctrico y lo que necesite tu vehículo. Con una página web sucede lo mismo, si no se realiza un mantenimiento puede que a la larga cueste más reparar el daño que se ha ido creando.

    Existen planes de mantenimiento de todo tipo, los más básicos que te mantienen tu web al día y segura sin tener que preocuparte por nada o planes superiores o personalizados si necesitas cosas más concretas o particulares de tu negocio.

    Si tienes una web en WordPress y estás pensando en un plan de mantenimiento a tu medida, consulta nuestros planes de mantenimiento o ponte en contacto con nosotros.

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